Angebot erstellen, bearbeiten und versenden

Schritt für Schritt Anleitung wie du ein Angebot erstellst. Nach lesen dieses Artikels wirst du Angebote erstellen und versenden können.

Angebot erstellen

Wähle im Menü Angebote „Angebot erstellen“ aus.

Angebotsmaske erklärt

1. Buttons: Je nach Bearbeitungsschritt siehst du hier unterschiedliche Buttons. Ein Button zum „Speichern“ gibt es nicht. Änderungen im Bereich Angebote werden automatisch direkt nach der Eingabe / Änderung gespeichert. Sobald eine Position dem Angebot hinzugefügt wurde kannst du hier eine PDF-Vorschau des Angebots erzeugen.
2. Suche Kunden und Kontakte: Wähle den Kunden aus dem du das Angebot senden möchtest. Wenn gewünscht kannst du auch einen Kontakt auswählen. Die Auswahl von Kontakten ist sinnvoll, wenn du bspw. mehrere Ansprechpartner beim Kunden hast. Du kannst auch einen Kunden oder Kontakt neu anlegen. Möchtest du Kunde oder Kontakt ändern machst du das auch in diesem Bereich.
3. Überblick: Die wichtigsten Informationen wie Status, Kundenangaben und Gesamtbetrag des Angebotes findest du hier.
4. Kunde: Hier findest du alle Details zum ausgewählten Kunden und Kontakt. Über Bearbeitungssymbol rechts neben der Überschrift kannst du die Kundendaten ändern.
5. Details: Hier wird zunächst die aktuelle Dokumenten-Nr. angezeigt. Das „E-“ vor der Nummer kennzeichnet, dass sich das Angebot im Entwurfs-/Bearbeitungsmodus befindet. Folgende Informationen kannst du anpassen:
   • Angebotsdatum: Datum an welchem das Angebot veröffentlicht wurde.
   • Gültig bis: Bis zu diesem Tag ist das Angebot und die darin enthaltenen Angaben gültig.
   • Rabatt in Euro: Hier kannst du den Rabatt in Euro angeben. Bitte beachte: Diese Feld solltest du erst verändern, wenn alle Positionen eingetragen sind. Aus dem Euro-Betrag wird der prozentuale Rabatt berechnet. Bedeutet wenn du Positionen hinzufügst, änderst oder löscht wird durch die prozentuale Rabattangabe der Rabatt in Euro immer verändert und dein ursprünglicher Wert wird überschrieben.
   • Rabatt in Prozent: Lege einen möglichen Rabatt in Prozent fest. Das Feld Rabatt in Euro wird auf Basis von diesem Feld automatisch berechnet und mit dem zugehörigem Euro-Betrag gefüllt.
   • Skonto in Tage: Gebe an wie lange du Skonto auf die Rechnung zu dem Angebot gewähren möchtest.
   • Skonto in Prozent: Gebe die Höhe des Skontos in Prozent an, welcher in der Rechnung zu dem Angebot gewährt werden soll.
   • Kein Skonto auf Dienstleistungen: Durch aktivieren dieser Schaltfläche wird kein Skonto auf Dienstleistungspositionen gewährt. Damit diese Funktion genutzt werden kann muss der jeweilige Artikel der Standardkategorie „Dienstleistung“ zugeordnet sein.
6. Anschreiben: Wähle das Bearbeitungssymbol neben der Überschrift aus und formuliere eine individuelles Anschreiben. Das Anschreiben wird oberhalb der Positionstabelle ausgegeben.
7. Positionen: Füge über die Standardansicht oder über die Inline-Bearbeitung neue Positionen zum Angebot hinzu bzw. verändere oder lösche diese. Du kannst jede Position mit gedrückter Maustaste in der Reihenfolge verschieben. Ebenfalls kannst du Gruppierungen erzeugen indem du die Positionen ineinander schiebst. Mit Gruppen kannst du die Positionstabelle weiter strukturieren.
8. Abschlusstext: Wähle das Bearbeitungssymbol neben der Überschrift aus und formuliere einen individuellen Abschlusstext. Hier können bspw. weitere Bedingungen oder ausführliche Erläuterungen zu Positionen hinzugefügt werden. Der Abschlusstext wird unterhalb des Summenblocks und nach möglichen Skonto oder Hinweisen zur Steuerbefreiung angezeigt.
9. Einstellungen: In diesem Bereich kannst du dem Angebot eine individuelle Überschrift hinzufügen, eine verantwortliche Person welche als Ansprechpartner angegeben werden soll bestimmen und die Darstellung der Preise hinsichtlich Brutto- oder Nettobeträgen anpassen. Ebenfalls kann ein Grund für Steuerbefreiungen angegeben werden oder der bestehende Text angepasst werden. Diese Feld ist insbesondere bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) relevant.

Positionen hinzufügen und bearbeiten

Für eine schnelle Bearbeitung empfiehlt sich die Ansicht „Inline-Bearbeitung“. Die Standardansicht bietet hingegen mehr Details, welches insbesondere bei Positionen die nicht dem Standardsteuersatz (19%), ermäßigten Steuersatz (7%) oder Befreiung der Umsatzsteuerpflicht durch Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) genutzt werden sollte.

Standardansicht

Über den Button „+ Position“ öffnet sich die Such-/Eingabemaske in welcher bestehende Artikel und Dienstleistungen ausgewählt und angepasst werden können. Ebenfalls kann durch Auswahl der „Leere/Neue Position“ eine noch nicht existierende Position erstellt werden, welche auch als Artikel in den Produktkatalog aufgenommen werden könnte.

Über den Button „…“ kann eine Position bearbeitet oder gelöscht werden.

Inline-Bearbeitung

In dieser Ansicht kannst du direkt über die Leer Zeile deine erste Position hinzufügen. Alle weiteren Bearbeitung erfolgen direkt in der jeweiligen Zeile. In vielen Fällen bietet die die Inline-Bearbeitung die schnellste Bearbeitungszeit für ein Angebot.

Fertigstellen

Mit Klick auf den Button „Fertigstellen“ wird das Angebot in Status „Versandbereit“ versetzt. In diesem Zuge wird die finale Angebotsnummer erzeugt und das Wasserzeichen „Entwurf“ wird auch aus der PDF entfernt.

Im Status „Versandbereit“ sind folgende neue Funktionen möglich.

Korrigieren

Versetzt das Angebot wieder in den Entwurfs-Modus. Die Abfrage ob das Angebot bereits versendet wurde dient dazu, dem Angebot eine verständliche und korrekte neue Angebotsnummer zu erteilen, sofern dieses bereits an den Kunden versendet wurde.

Versenden

Wähle zwischen E-Mail und PDF-Herunterladen aus. Wird das Angebot per E-Mail versendet wird der Status, nachdem die E-Mail erfolgreich versendet wurde, automatisch in „Versendet“ geändert. Wird die PDF heruntergeladen, um das Angebot z.B. per Post zu versenden, muss der Versand manuell über den Button „Als versendet Kennzeichnen“ bestätigt werden.

Annehmen oder ablehnen

Nachdem das Angebot versendet wurde kann das Angebot abgelehnt oder als vom Kunden angenommen gekennzeichnet werden. Über den Button „Mehr“ kann das Angebot erneut per E-Mail versendet, als Vorlage für neue Angebot genutzt oder dupliziert werden.

Abgelehnt

Du kannst entscheiden ob das Angebot als „abgelehnt“ gekennzeichnet werden soll oder falls eine Korrektur erforderlich ist auch über diesen Weg eine weitere Version des Angebots erstellen und erneut dem Kunden übermitteln.

Angenommen

Bestimme an welchem Datum das Angebot durch den Kunden angenommen wurde. Nachdem das Angebot angenommen wurde hast du die Möglichkeit direkt aus dem Angebot eine Rechnung zu erzeugen. Mit Klick auf „Nein“ führst du keine Folgeaktion aus. Das Angebot ist nun im Status „Angenommen“.

Angebot im Status „Angenommen“

Wenn das Angebot durch den Kunden angenommen wurde hast du folgende weiterführende Bearbeitungsoptionen aus dem Angebot heraus:

• Archivieren: Das Angebot wird in das Archiv verschoben.
• Mehr:
  • Rechnung erstellen: Erzeugt aus dem Angebot eine Rechnung.
  • Als Vorlage verwenden: Erstellt ein neues Angebot und nutzt das ausgewählte als Vorlage. Hierbei werden alle Positionen übernommen.
  • Angebot duplizieren: Erzeugt eine Dublette des Angebots. Es werden alle Informationen aus dem ausgewählten Angebot übernommen. Empfehlenswert, wenn das Angebot an den selben Kunden versendet werden soll.